Workflow Fonsiyonu

Akıllı Workflow (İş Akışı) Yönetimi: Artık hiç birşey unutulmayacak

Uzun süre pazarda başarılı kalabilmek için, iş süreçlerinin verimliliği önemli bir koşuldur. Rakibinden daha verimli çalışan, böylece daha uygun ve kaliteli ürün ve hizmet üretenler avantajlıdır. Aynı zamanda işletmeler için kompleksite artmakta, iş süreçlerini takip etmek, terminlere uyabilmek zorlaşmaktadır.

ArcFlow, dökümanların, iş akışları (workflows) ile bağlanmasını sağlar. Böylece işletmede, tüm sürecin ara adımları daha iyi kavranabilir ve izlenebilir. Eğer bir adımda sorun yaşanıyor ise, bu hemen izlenir ve sorunun kaynağı tespit edilir. Artırılmış şeffaflık iş süreçlerinin verimliliğini çok olumlu etkiler.

Workflow Fonsiyonu

İşletmede daha fazla şeffaflık

Workflow bileşenleri, prosesleri adımlara ayırır. Bunu yaparken, hangi çalışanın, hangi görevi, hangi zaman aralığında ve hangi şartlar sağlanmış olursa yapacağı tarif edilir. Örneğin bir sipariş takibi için workflow şu adımlardan oluşabilir: Müşteri talebi, satıcıdan talep isteme, satıcıdan geri dönüş, müşteriye teklif gönderilmesi, müşteriden sipariş teyidi gelmesi, satıcıya ürün siparişi verilmesi, ürünün müşteriye sevk edilmesi. Bir termin listesi bütün prosese katılan çalışanlara, hangi adımların gerçekleştiğini ve hangi görevlerin henüz beklediğini gösterir. İşlem için yeni bir döküman geldiği anda ilgili çalışan otomatik olarak bilgilendirilir.

Zamanında termin hatırlatma

Bir adım belirlene zaman dilimi içinde bitmemiş ise, görevli çalışan bir hatırlatma mail’I alır. Eğer çalışan uzun süre işinin başında olmayacaksa, tanımlanmış temsilcisine geciken görev ve zaman hatırlatılır (temsilci yönetimi). Workflow sistemi, çalışanın görevini bir önceki adım yapılmadığı için tamamlayamadığını tespit eder. Örneğin bir ürün, müşteri sipariş teyidi gelmeden satıcıya sipariş edilemez. Mal alımından sorumlu çalışan, müşteri sipariş teyidi gelir gelmez bilgilendirilir.

Terminlerin ve görevlerin takibini izleme yöntemleri daha da geliştirilebilir. Bir adımın bitirilme süresi, bir önceki adımın yapıldı bilgisi gelmesine rağmen çok aşılmış ise, çalışanın yöneticisine işin bitirilmediği ile ilgili bilgi gönderilir. Böylece yönetici işin akışına müdahele ederek üzücü sonuçların oluşmasını engelleyebilir (eskalasyon yönetimi).

Kolay termin yönetimi

ArcFlow seçilmiş dökümanlara tekrarlama özelliği konulmasını sağlar. Bu yolla kullanıcıya, hem sabit verilmiş terminler, hem de günlük, haftalık ya da aylık periyotlarla tekrar eden terminlerin bilgisi iletilir. Tekrarlama özelliği sadece kullanıcının kendisine verilebildiği gibi, aynı zamanda bütün bir departman için de kullanılabilir. Hatırlatma mesajı, e-mail ya da ekran bilgisi olarak gönderilir.

Bu fonksiyon, bir departman içinde düzenli periyotlarla çalışılan ve kontrol edilmesi gereken dökümanlar ya da bir döküman için yapılması gereken çalışmalar için kullanılır. Örneğin muhasebe departmanında aylık hazırlanması gereken KDV beyannamesi veya seçilmiş belli faturaların hazırlanması ve gönderilmesi bu fonksiyon ile hatırlatılır.

Dijital Damga

ArcFlow dökümanlara dijital damga koyma imkanı sunmaktadır. Kullanıcı soldaki menü sütununda bulunan damga örneğini seçerek sürükle&bırak yardımıyla açık dökümanın üzerine yapıştırır. Seçilen obje dökümanda istenilen yere kaydırılarak yerleştirilir. Kullanıcı mevcut damgalardan seçebileceği gibi, yeni bir damga da oluşturabilir. Böylece, şirket damgası ya da muhasebe onay damgası gibi günlük kullanılan damgaların yanısıra kullanıcı, imzasını da dökümana ekleyebilir. ArcFlow güvenlik yetki sistemi ile yalnızca çalışanın kendi imzasını kullanabilmesi sağlanmaktadır.

Dökümanın damgalanması workflow ile de bağlantılı yapılabilir. Örneğin muhasebe bir faturanın yetkili bölüm tarafından onaylandığını workflow akışı üzerinden görebilir.

Abonelik Fonksiyonu

Hep zamanında bilgilenme

Şirketlerde iç haberleşme her zaman sorunsuz değildir. Özellikle orta boy ve büyük şirketlerde, dökümanlardaki önemli değişiklikler hakkında çalışanların bilgilendirilmesi çoğunlukla zor olmaktadır. Bazen bir çalışanın unutulması da nadir görülen bir durum değildir. Hele unutulan çalışan, değişikliğin yapıldığı döküman ile sürekli çalışan bir yetkili ise vahim sonuçlar doğabilir.

Dosyalara abonelik

ArcFlow, abonelik fonksiyonu vasıtası ile kullanıcıya bütün yenilikleri bildirir. Kullanıcı belli bir dosya için abonelik başlatması halinde, bu dosyada yapılan her türlü değişiklik kullanıcıya e-mail ya da ekran bilgisi olarak bildirilir. Bilgilendirme mesajı, hem değişikliğin türünü hem de tam zamanını içerir. Örneğin muhasebe departmanının müşteriye kestiği bir fatura, otomatik olarak bu müşterinin dosyasına girer. Aynı anda, bu dosyaya abone olmuş çalışanlara, dosyada yeni bir dökümanın oluştuğunun bilgi mesajı gönderilir. Böylece sadece çalışanın kendisinin değil diğerlerinin de bilgilenmesi sağlanır.

Dökümanlara abonelik

Kullanıcı aynı prensip ile bir dökümana da abone olabilir. Örneğin satış müdürü bir fiyat listesini değiştirir ise, bütün satış temsilcileri bu dökümanın içeriğinin değiştiğinin bilgisini otomatik olarak alır. Satış müdürü bu dağıtım işini artık üstlenmez. Böylece önemli bilgilerin dağıtımında unutulma ve ihmaller gündeme gelmez. Abonelik fonksiyonu, bütün çalışanların yapılan tüm değişiklikler hakkında bilgi sahibi olmasını sağlar. Her kullanıcı, hangi döküman ve dosya ile ilgili değişiklikleri istediğine kendi karar verdiği için de gereksiz bilgi akımına da maruz kalmaz.