Yetki Yönetimi

ArcFlow izinsiz erişimlerden korur

Her işletmede sırlar vardır, örneğin geliştirilmekte olan yeni bir satış konsepti veya yalnızca personel departmanını ilgilendiren çalışanlar hakkında gizli bilgiler. Bütün bu bilgilerin bir şeyi ortaktır: Bunlara sadece belli kişiler ulaşabilirler. ArcFlow, belli dökümanlar için gerekli güvenliği ve gizliliği sağlar ve garanti eder.

Döküman Yönetim Sistemi (DYS), işletmedeki bütün dökümanların düzenli bir şekilde alınmasını ve arşivlenmesini sağlar. Ilk etapta bu dökümanların, bütün çalışanlar tarafından izlenebilen faturalar, resmileşmemiş satış konsepti ya da çok gizli kredi anlaşmaları olması önemli değildir. Gizli belgeler, ya hiç kimsenin ulaşamayacağı ya da örneğin sadece yönetimdeki belirlenmiş çalışanların ulaşabileceği özel dosyalarda saklanır. Ancak gerçek gizlilik yine de sağlanmış değildir. Çünkü işletmede yönetimin yanı sıra bütün bilgilere erişebilen bir kişi daha bulunmaktadır: Sistem yöneticisi.

Sahiplik Yetkisi Dağıtımı

Ancak ArcFlow DYS, dökümanları yetkisiz erişimlerden istisnasız korunayabilecek bir teknolojiye sahiptir. Sistem, belirlenmiş dökümanlara erişim yetkisini, bu dökümanları herkesin girebileceği dosyalardan dışarı almadan, sistem yöneticisi dahil olmak üzere seçilen şahıslara kapatabilir. Bu durumda dökümanlar yetkisiz kullanıcıya görünmezler. Dökümanın sahibi, istediği kulanıcılara sahiplik yetkisi vererek, yetkisinin ayarına göre, dökümanın yalnızca okunabilmesini, değiştirilebilmesini ya da silinebilmesini sağlar.

Bir kullanıcının bir dökümana sahiplik yetkisi almadan ulaşabilmesi istenir ise, döküman sahibi dökümana bir şifre verebilir. Böylece kullanıcı, yetki tanımlamalarından bağımsız olarak dökümana erişebilir. Bu alternatif çözüm ile daha az zaman harcanarak örn. bir departmanın tamamının bir dökümana erişmesini sağlanır. Bu şekilde ek güvenlik sağlayacak ayarlamalar yapılabilir. Örn. yönetici, bir dökümanın sahibi olarak çalışanlarına sadece okuma yetkisi verebilir. Bu dökümanın değiştirilebilmesi için, sadece döküman sahibinin yapabileceği yetki tanımlarının değiştirilmesi gereklidir. Bu yöntemle, önemli bir dökümanın görüşülmeden değiştirilmesi veya silinmesi engellenmiş olur.

Tavizsiz güvenlik

Bu teknoloji ile ArcFlow belli dökümanlar için güvenliği ve gizliliği garanti eder. Gizli veriler ve resmi olmayan bilgiler kullanıcıya görünmezler, dolayısı ile sistem yöneticisi dahi bu bilgilere ulaşamaz. Yöneticiler, yetki yapısını değiştirmeye gerek olmadan dökümanlarla çalışmalarına devam ederler.