Döküman Yönetimi

ArcFlow DYS ile her türlü döküman akımı kontrol altında

Hergün, okumamız, yönetmemiz ve arşivlememiz gereken sayısız döküman, mektup ve e-mail almaktayız. Bunlar çok değerli zamanımızı almakta ve sonuçta verim kaybına sebep olmaktadır. Çünkü dökümanların yönetimi ve sonrasında aradığımız bilgiye ulaşmak için ne kadar fazla zaman harcarsak, asıl işlerimizde o kadar az üretken oluruz.

ArcFlow ile her türlü döküman akımını kontrol altına alabilirsiniz. DYS ile e-mail’ler ve sayısal ortamdaki diğer belgeler, geleneksel kağıt dökümanlar gibi işlenirler. Workflow (iş akışı) fonksiyonu ile, dökümanlar ile ilgili, dökümanın girişinden başlayarak, kaydedilmesi, işlenmesi, sonuçlandırılması ve kontrolüne kadar iş süreçlerinin takip edilmesi sağlanır.

Esnek arayüzler sayesinde, tüm Döküman Yönetim Sistemini varolan bilgisayar sisteminize sorunsuz entegre edebilirsiniz. Böylece yabancı sistemlerdeki dökümanlarınız kaybolmaz ve bunlarla ilgili iş süreçleri aralıksız kaydedilir.

ArcFlow ile, elektronik ya da geleneksel ortamlarda işletmenize gelen veya oluşturulan bütün dökümanları, sayılarından bağımsız olarak, komple ve revizyonları ile kaydeder ve düzenleyebilirsiniz. Dökümanlar, Office dosyası, ekleriyle birlikte bir e-mail, ya da taranmış bir yazı formatında olabilir.

Otomatik anahtar kelime yönetimi

Dökümanların elle anahtar kelimeler ile donatılması gerekli değildir, çünkü DYS kaydedilen her döküman için full text tanıma çalıştırır ve birlikte saklar. Ancak dökümanlara ek anahtar kelimeler de eklemek mümkündür.

ArcFlow’da istediğiniz dökümana erişmenin iki kolay yolu bulunmaktadır. İlkinde, dökümanları kronolojik sıraya göre dizilmiş listeden çağırabilirsiniz. Diğerinde ise dökümanları, aynı harddiskinizdeki düzen gibi, düzenlenmiş çalışma dosyalarına dağıtabilirsiniz. Bu düzen elle ya da otomatik olarak sağlanabilir. Bütün okunan elektronik dosyalar ve yazılı belgeler, dosya ismine, tanınan içeriğine, ya da örneğin dosya üzerindeki bir barcode’a göre Döküman Yönetim Sistemi bünyesinde dağıtılırlar. Dökümanların okunduktan son hiçbir elle müdahele gerekli değildir, DYS bütün diğer süreçleri kendisi uygular. Bu da pratikte, elle anahtar kelime vererek kayıtlamaya ve düzenlemeye göre çok fazla zaman tasarrufu sağlamaktadır.