ArcFlow hangi bileşenlerden oluşmaktadır?

Döküman Yönetim Sistemi (DYS) 3 bileşenden oluşmaktadır: Döküman yönetimi, arşivleme ve iş akışı (workflow). ArcFlow, her türlü belgeyi, ismine veya içeriğine göre ilgili dosyayla ilişkilendirir. DYS, bütün dökümanlar için otomatik metin tanıma işlemi çalıştırır, elle anahtar kelime vermek mümkündür ancak gerekli değildir. Dökümanlar özel yazıcı arayüzü ile bastırılabilirler ve paralel olarak PDF veya TIFF formatında ArcFlow’a alınırlar. DYS, internet arama motoruyla kıyaslanabilecek bir düzenle, dökümanları, sayıları ne kadar artarsa artsın, hep sabit hızda bulur.

ArcFlow ile işletmeler bütün dökümanlarını revizyon güvenceli arşivlerler. Dökümanlarda çalışma yapılması halinde, yeni oluşan verziyon ile birlikte eski verziyonlarda saklanır. Dökümanların silinmesi halinde bile, silinen döküman tekrar hayata geçirilir ve değişiklikler boşluksuz izlenebilir.

Workflow bileşeni, giren dökümanları, örneğin faturayı direk bir iş süreci ile birleştirir ve süreleri ile görev atamaları yapar. Sistem otomatik olarak görev termin hatırlatmalarını e-mail ile gönderir ve grafik workflow değerlendirmesi sonucunda, görevlerin hangilerinin tamamlandığını ve hangi projelerin daha beklemekte olduğunu gösterir.