Workflow Fonsiyonu

Terminlerin ve görevlerin takibini izleme yöntemleri daha da geliştirilebilir. Bir adımın bitirilme süresi, bir önceki adımın yapıldı bilgisi gelmesine rağmen çok aşılmış ise, çalışanın yöneticisine işin bitirilmediği ile ilgili bilgi gönderilir. Böylece yönetici işin akışına müdahele ederek üzücü sonuçların oluşmasını engelleyebilir (eskalasyon yönetimi).

Kolay termin yönetimi

ArcFlow seçilmiş dökümanlara tekrarlama özelliği konulmasını sağlar. Bu yolla kullanıcıya, hem sabit verilmiş terminler, hem de günlük, haftalık ya da aylık periyotlarla tekrar eden terminlerin bilgisi iletilir. Tekrarlama özelliği sadece kullanıcının kendisine verilebildiği gibi, aynı zamanda bütün bir departman için de kullanılabilir. Hatırlatma mesajı, e-mail ya da ekran bilgisi olarak gönderilir.

Bu fonksiyon, bir departman içinde düzenli periyotlarla çalışılan ve kontrol edilmesi gereken dökümanlar ya da bir döküman için yapılması gereken çalışmalar için kullanılır. Örneğin muhasebe departmanında aylık hazırlanması gereken KDV beyannamesi veya seçilmiş belli faturaların hazırlanması ve gönderilmesi bu fonksiyon ile hatırlatılır.

Dijital Damga

ArcFlow dökümanlara dijital damga koyma imkanı sunmaktadır. Kullanıcı soldaki menü sütununda bulunan damga örneğini seçerek sürükle&bırak yardımıyla açık dökümanın üzerine yapıştırır. Seçilen obje dökümanda istenilen yere kaydırılarak yerleştirilir. Kullanıcı mevcut damgalardan seçebileceği gibi, yeni bir damga da oluşturabilir. Böylece, şirket damgası ya da muhasebe onay damgası gibi günlük kullanılan damgaların yanısıra kullanıcı, imzasını da dökümana ekleyebilir. ArcFlow güvenlik yetki sistemi ile yalnızca çalışanın kendi imzasını kullanabilmesi sağlanmaktadır.

Dökümanın damgalanması workflow ile de bağlantılı yapılabilir. Örneğin muhasebe bir faturanın yetkili bölüm tarafından onaylandığını workflow akışı üzerinden görebilir.