Workflow Fonsiyonu

İşletmede daha fazla şeffaflık

Workflow bileşenleri, prosesleri adımlara ayırır. Bunu yaparken, hangi çalışanın, hangi görevi, hangi zaman aralığında ve hangi şartlar sağlanmış olursa yapacağı tarif edilir. Örneğin bir sipariş takibi için workflow şu adımlardan oluşabilir: Müşteri talebi, satıcıdan talep isteme, satıcıdan geri dönüş, müşteriye teklif gönderilmesi, müşteriden sipariş teyidi gelmesi, satıcıya ürün siparişi verilmesi, ürünün müşteriye sevk edilmesi. Bir termin listesi bütün prosese katılan çalışanlara, hangi adımların gerçekleştiğini ve hangi görevlerin henüz beklediğini gösterir. İşlem için yeni bir döküman geldiği anda ilgili çalışan otomatik olarak bilgilendirilir.

Zamanında termin hatırlatma

Bir adım belirlene zaman dilimi içinde bitmemiş ise, görevli çalışan bir hatırlatma mail’I alır. Eğer çalışan uzun süre işinin başında olmayacaksa, tanımlanmış temsilcisine geciken görev ve zaman hatırlatılır (temsilci yönetimi). Workflow sistemi, çalışanın görevini bir önceki adım yapılmadığı için tamamlayamadığını tespit eder. Örneğin bir ürün, müşteri sipariş teyidi gelmeden satıcıya sipariş edilemez. Mal alımından sorumlu çalışan, müşteri sipariş teyidi gelir gelmez bilgilendirilir.