Dahili Kontrol Mekanizmaları

API Komutları

Döküman Yönetim Sisteminin en önemli görevi, şirketlerin işleyişlerini en iyi şekilde desteklemektir. Sistem yöneticisi komutlarını kendi yazarak, ArcFlow’u, olay kontrol sistemi yoluyla esnek bir şekilde bireysel isteklere uyarlayabilir. Bu yöntemle Workflow (iş akışı) isteğe göre kontrol edilebilir. Örneğin, giren bir faturanın ödeme tutarı kontol edilecek şekilde bir ayarlama yapılabilir. Bu değer verilen bir değeri aşıyorsa, döküman bölüm yöneticisine gönderilir.

Sistem yöneticisi olay kontrol sistemi ile, bütün giren e-mail’lerin arşivlenmeden önce tanımlı kriterlere uygun olup olmadığının kontrol edilmesini sağlayabilir. Spam tanımlı mesajlar ayıklanır ve isteğe göre sistemin başka bir bölgesinde arşivlenmesi mümkün kılınabilir. Elektronik bir mesajın girişi ile bir workflow başlatılması veya bir görevin belli bir zaman dilimi içinde yapılması da düşünülebilir. ODBC arayüzü yardımıyla, giren dökümanlar ve içerikleri, başka sistemlerdeki veriler ile karşılaştırılarak iş süreçleri bireysel olarak kontrol edilebilir.

Verimli bir proje süreci için ekler

Ek fonksiyonları ile ArcFlow’un özel uygulamalara uyarlanması sağlanmaktadır. Yeni entegre edilecek bir tuş veya menü noktası yoluyla kullanıcıya özgü süreçler tanımlanabilmektedir. Örneğin kullanıcı bu yolla ArcFlow içinde yeni bir proje klasörü yaratabilmektedir. Proje başlangıç belgesi workflow ile bağlanarak projenin bütün adımlarının tüm çalışanlar için şeffaf ve izlenebilir olması sağlanabilmektedir. Ek olarak esnek değerelendirmeler yapmak mümkün kılınmaktadır. Örneğin geçen ay hangi projelerin başarıyla sonuçlandığı, hangilerin devam etmekte olduğu ve o andaki durumları bir bakışta görülebilmektedir.

ODBC Ara Yüzü

ArcFlow ODBC ara yüzü vasıtası ile diğer veri tabanlarına erişebilir. Bu yolla bir ERP sistemindeki müşteri ve sipariş bilgileri otomatik olarak ArcFlow tarafından alınır. ArcFlow, müşteri ve sipariş bilgilerinin yanı sıra örn. Muhasebe sistemindeki bir faturanın kaydı ile ilgili bilgiler gibi güncel olayları da takip edebilir. Bununla birlikte ArcFlow gerekirse diğer dökümanlardan da bilgi alabilir. Örn. fatura numarası mevcut ise ArcFlow, ERP’nin başka bir dökümanı olsa da satıcı ile ilgili bilgileri de tespit edebilir. Döküman Yönetim Sistemi böylece farklı dökümanlar ile bağlantı kurabilir.