FAQ

İşletmelerdeki döküman sayısı sürekli artmaktadır. Araştırmalara göre, işletmelerdeki bilgilerin %80’i düzensiz bir yapıda saklanmaktadır. Ancak dökümanların düzenli saklanması ve istenen bilginin hızlı temin edilmesi, işletmenin başarısında önemli bir rol oynamaktadır. Özellikle orta boy işletmeler, verimli çalışmaları ve kaynaklarını etkin kullanmaları halinde iş hayatında başarılı olabileceklerdir.

ArcFlow, işletmede var olan bilginin hızlı ve kolay erişilebilirliğini sağlamak ve yönetmekte yardımcı olmaktadır. Aynı zamanda DYS, yasal saklama zorunluluğu olan belgelerin de düzenlenmesini sağlar. ArcFlow, süreçleri şeffaflaştırır ve verimliliği artırır.

Döküman Yönetim Sistemi (DYS) 3 bileşenden oluşmaktadır: Döküman yönetimi, arşivleme ve iş akışı (workflow). ArcFlow, her türlü belgeyi, ismine veya içeriğine göre ilgili dosyayla ilişkilendirir. DYS, bütün dökümanlar için otomatik metin tanıma işlemi çalıştırır, elle anahtar kelime vermek mümkündür ancak gerekli değildir. Dökümanlar özel yazıcı arayüzü ile bastırılabilirler ve paralel olarak PDF veya TIFF formatında ArcFlow’a alınırlar. DYS, internet arama motoruyla kıyaslanabilecek bir düzenle, dökümanları, sayıları ne kadar artarsa artsın, hep sabit hızda bulur.

ArcFlow ile işletmeler bütün dökümanlarını revizyon güvenceli arşivlerler. Dökümanlarda çalışma yapılması halinde, yeni oluşan verziyon ile birlikte eski verziyonlarda saklanır. Dökümanların silinmesi halinde bile, silinen döküman tekrar hayata geçirilir ve değişiklikler boşluksuz izlenebilir.

Workflow bileşeni, giren dökümanları, örneğin faturayı direk bir iş süreci ile birleştirir ve süreleri ile görev atamaları yapar. Sistem otomatik olarak görev termin hatırlatmalarını e-mail ile gönderir ve grafik workflow değerlendirmesi sonucunda, görevlerin hangilerinin tamamlandığını ve hangi projelerin daha beklemekte olduğunu gösterir.

ArcFlow diğer sistemlere göre en güçlü yanı kolay kullanılabilir olmasıdır. Bir çok işlem ArcFlow’da elle müdaheleye gerek kalmadan otomatik çalışır. Tecrübelere göre kullanıcılar yarım günlük bir eğitimin ardından ArcFlow ile tanışır ve sınırsız çalışmaya başlarlar. ArcFlow’un diğer DYS’lere göre bir başka güçlü yanı, çok fazla sayıdaki arayüzleri vasıtası ile var olan bütün bilgisayar altyapılarına hızlı ve kolay bir şekilde entegre olabilmesidir. Bunun için ek bir programlama yükü gerekli değildir. ERP ve CRM uygulamları örneğin ek bir yük getirmeden ArcFlow ile bağlanabilirler. Böylece DYS bütün dökümanları kesintisiz alabilir. Açık API (Application Programming Interface/Programlama arayüzü) üzerinden kullanıcılar harici programlar üzerinden ArcFlow fonksiyonlarını kullanabilirler. Bu yolla DYS fonksiyonları harici sistemlere sunulur, örneğin döküman arama işlemi ERP sistemi içinden başlatılabilir.

Yazıcı arayüzü ile bir dökümanın yazıcıdan bastırılırken paralel olarak ArcFlow bünyesine PDF ya da TIFF dosyası formatında otomatik olarak alınması ve indekslenmesi de diğer teknik üstünlük özelliklerinden sayılmaktadır. Sayıları artsa bile dökümanların hep sabit hizda aranması ve erişilmesi, internet arama motoru gibi, ArcFlow’u diğer Döküman Yönetim Sistemlerinden daha güçlü kılan bir özelliğidir. Bununla birlikte ArcFlow, Hot-Standby-Server opsiyonu ile verilerin güncel hallerini ikinci bir server’da tutarak ve bilgi bankalarının sürekli bakımını yaparak, ana server’in sorun yaşaması halinde çalışmaya devam ettirerek yüksek kullanılabilirlik sunmaktadır.

ArcFlow özellikle orta büyüklükteki işletmeler için uygun olmakla birlikte büyük işletmelerde de uygulanmaktadır.

Sistem, esnek bir yapıda bütün özel isteklere cevap verebildiği için bütün branşlarda uygulanabilir.

ArcFlow, revizyon güvenceli arşivleme ve yönetim yaptığı için, bütün yasal belgeler, ilk verziyonundan itibaren saklanmaktadır. Elektronik ortamda yasal olarak da saklanması gereken tüm formlar (SGK bildirgeleri, beyannameler, yasal hüviyeti olan e-mail’ler, elektronik imza uygulamaları gibi) arşivlenir ve izlenmeye hazır olur.

ArcFlow, bütün dökümanların revizyon güvenceli saklanmasını sağlar. Bir döküman ile çalışılması halinde, DYS yeni ve bütün eski verziyonları ayrı ayrı saklar. Dökümanın silinmesi halinde bile, önceki verziyonlar hayata geçirilebilir ve kesintisiz izlenebilir. Bu yolla her zaman, kimin hangi dökümanda ne değiştirdiğini görmek mümkündür. ArcFlow yasal güvenlik şartlarına da uymaktadır. Bütün dökümanlar bir bilgi bankasında, sıkıştırılarak ve şifrelenerek saklanmaktadır. Yetkisiz kişiler tarafından harici bir erişim mümkün değildir.

ArcFlow çok sayıdaki arayüzleri vasıtası ile mevcut bilgisayar altyapısına entegrasyonu çok kolaylaştırmaktadır. Örneğin, varolan ERP veya CRM sisteminden veriler direk DYS’ye alınır ve çalışma dosyaları gösterilir. Bunun için ağda ya da lokal bilgisayarlardaki transfer klasörü olarak adlandırılan klasörlere gönderilen dökümanlar otomatik olarak ArcFlow tarafından alınırlar. Transfer klasörlerindeki dökümanlar, esnek arayüz tanımları yolu ile ilgili çalışma dosyalarına otomatik alınırlar. Döküman Yönetim Sistemi, işletme içine özel yazıcı arayüzleri dağıtır. Bu arayüze gönderilen basılacak döküman sadece basılmaz aynı zamanda ArcFlow’a da gönderilir. Bu yolla basılan döküman paralel olarak DYS’de ilgili dosyada saklanır. Açık API (Application Programming Interface/Programlama arayüzü) üzerinden kullanıcılar harici programlar üzerinden ArcFlow fonksiyonlarını kullanabilirler. Bu yolla DYS fonksiyonları harici sistemlere sunulur, örneğin döküman arama işlemi ERP sistemi içinden başlatılabilir.

Tüm DYS sistemi yarım günde kurulabilir ve var olan bilgisayar sistemine komple entegre edilebilir.

Çok açık ve anlaşılır kullanıcı ekranları sayesinde uzun eğitim sürelerine ihtiyaç yoktur. Tecrübeye göre bütün kullanıcılar yarım günlük bir eğitimden sonra DYS’yi tanır ve çalışmaya başlarlar. 2-4 hafta sonraki yarım günlük ek bir eğitimde oluşan sorular konuşulur ve cavaplandırılır.

ArcFlow cuncurrent user medeline göre lisanslandırılır. Lisanslamayı, için aynı anda sistemde çalışan kullanıcı sayısı belirler. Böylece ArcFlow lisans maliyetleri için, sistemdeki bütün kullanıcı sayısı değil aynı anda DYS ile çalışan kullanıcı sayısı önemlidir. Lisans içeriğine ArcFlow’daki tüm fonksiyonlar dahildir. Kullanıcı sayısı, ihtiyaç olması halinde, çok hızlı ve esnek bir şekilde artırılır.