ArcFlow: Posta kutusu karmaşasından çıkış yolu

Doğru e-mail hemen elinin altında

E-mail’lerin arşivlenmesi, çok fazla olan bilgi trafiğine hakim olabilmenin yanısıra yasal sorumlulukların yerine getirilmesine de yardımcı olmaktadır. Elektronik haberleşmenin de dökümanlar gibi yönetilmesi mümkündür. ArcFlow, e-mail’leri otomatik olarak sınıflandırır ve ilgili dosyalarda saklar. Tanımlamaya bağlı olarak e-mail’ler, göndereni, alıcıyı veya konuyu içeren başlık bilgilerinin içeriğine (Header), ya da metnin (Body) ve ekli dosyaların içeriğine göre arşivlenir. Bu yolla örneğin konu satırında „Fatura“ kelimesi içeren bir e-mail, döküman arşivleme sisteminde, fatura dosyasının içine alınır. Ya da belli bir müşteriden gelen bütün e-mail’ler müşteri için açılan dosyasında saklanır. Bununla birlikte, hem gönderenin hem de konunun içindeki belli kavramların kombinasyonları yapılarak e-mail’lerin hedefli olarak seçilmesi ve istenilen dosyaya gitmesi sağlanır. Gelen e-mail’ler, örneğin henüz tanımlanmamış göndereni nedeniyle belli bir dosyaya alınamıyor ise, özel dosyada toplanır ve kullanıcı bunları buradan istediği dosyaya elle tasnif eder.

Diğer bir ArcFlow özelliği ile e-mail’lerin otomatik ve elle arşivlenmesi birleştirilmiştir. Bu yolla kullanıcı arşivlenmesini istediği bütün giden mail’lerini, mail server bünyesinde bulunan SmartPOP e-mail client tarafından periyodik olarak sorgulanan bir e-mail hesabına gönderir. Bu mail client, arşivleme sisteminin bir parçasıdır ve bu mail hesabına gelen bütün mail’lerin saklanmasını sağlar.