Arşivleme

Arşivinizin derinliklerine sorunsuzca dalın

ArcFlow’da saklanan dökümanlar sadece arşivlenmezler. DYS, dökümanlarla ilgili iş adımları için taban da oluşturur. Örneğin Döküman Yönetim Sistemi içinde bütün dosya tipleri uygulama ortamları içinde açılabilir ve dökümanlar istenen dağıtım listelerine göre dağıtılır. Dosyaların değiştirilmesi de değiştirme izni seçilmiş ise mümkündür. Çalışma bittikten sonra dosyanın güncel verziyonu da ArcFlow içinde saklanır. Bu süreç tamamen revizyon güvenceli olarak yapılır, çünkü DYS ile daha sonra değişiklikleri izlemek ve önceki verziyonlara tekrar ulaşmak isteyebilirsiniz. Silinmiş dosyalar bile sorunsuz olarak tekrar canlandırılır.

Otomatik kontrollü OCR yazılımı (OCR - Optical Character Recognition) taranmış dökümanları ve sayısal resim dosyalarını tanır ve bunların metin içeriklerini ArcFlow indeksine taşır. DYS, Office dökümanlarının ve e-mail’lerin içeriklerini de otomatik olarak indekse alır. Bu yöntemle, bütün okunan belgeler Döküman Yönetim Sistemi içine alınır alınmaz kolay ve hızlıca bulunurlar. Aranan belge bir saniyenin altında zaman içinde bulunur ve kullanıma hazır hale gelir. Dökümanın bulunduğu yer de otomatik olarak gösterilir.

Detaylı aramalar

ArcFlow’da aramanın gücü sadece hızında değildir. Arama süreci o kadar anlaşılır ve kolay hazırlanmıştır ki her tür internet arama motoru ile yarışabilir. Aynı zamanda aramanızı en küçük detaya kadar planlayabilirsiniz. Örneğin belli bir çalışma dosyası içinde, seçtiğiniz bir dosya tipine göre ve istediğiniz bir zaman aralığında bir döküman arayabilirsiniz. Bulunmuş dökümanlarla oluşan sonuç kümesi içinde, tekrar başka kriterler vererek yeni bir arama başlatabilirsiniz.